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계좌이체로 주문을 받으면 마감 후에 꼭 남는 일이 있습니다. 통장 입금내역과 주문자 명단을 하나씩 눈으로 맞추는 일입니다. 대부분은 금방 맞지만, 매번 몇 건은 이름이 다릅니다. 남편 이름으로 보내고, 회사 이름으로 찍히고, “김민수(딸)”처럼 뒤에 뭐가 붙습니다.
이름이 다른 거래는 추가 확인이 필요합니다. 순서를 정해두면 사람이 볼 것이 몇 건으로 줄어듭니다.
1. 이름과 금액으로 대조 후보를 모은다
가장 흔한 실수는 위에서부터 순서대로 하나씩 맞춰 내려가는 것입니다. 그러면 앞쪽에서 비슷한 이름에 잘못 붙는 순간 뒤가 전부 어긋납니다.
순서를 바꿔야 합니다. 이름과 금액이 일치하는 건부터 대조 후보로 모으고, 주문번호·입금 시점·확인된 입금자 정보로 한 거래에만 대응되는지 확인한 뒤 확정합니다. 같은 이름과 같은 금액이 여러 건이면 자동 확정하지 않습니다. 처리 비율은 데이터에 따라 달라집니다.
2. 이름은 같은데 금액이 다른 건 – 부분 입금이나 수량 변경
이름이 맞는데 금액이 다르면 대개 세 가지 중 하나입니다.
- 수량을 줄였는데 주문서에 반영이 안 됨
- 배송비를 빼고 보냄(또는 더 보냄)
- 두 번에 나눠 보냄
이건 자동으로 처리하면 안 되는 항목입니다. “이름일치·금액상이”로 따로 모아두고 확인합니다. 금액이 다른 건을 자동으로 맞춰버리면 나중에 누가 얼마를 덜 냈는지 알 수 없게 됩니다.
3. 이름이 다른데 금액이 정확히 맞는 건 – 가족·회사 이름
여기가 시간을 제일 많이 잡아먹는 구간입니다. 그런데 판별 기준은 의외로 단순합니다.
금액이 정확히 일치하고, 한쪽 이름이 다른 쪽 이름으로 시작하면 같은 사람일 가능성이 높습니다. “김민수” 주문에 “김민수딸” 입금, “이영희” 주문에 “이영희(남편)” 입금 같은 경우입니다. 이때도 확정하지 말고 “추정 – 확인 필요”로 표시해서 눈으로 한 번 보고 넘깁니다.
주의할 점이 하나 있습니다. 같은 금액의 후보가 둘 이상이면 추정하면 안 됩니다. 공구는 단가가 같아서 같은 금액이 여러 건 나오는 일이 흔합니다. 후보가 하나여도 추정은 확인 대기 상태로만 묶습니다. 주문번호·입금 시점·고객 확인 등으로 확정한 뒤 발송과 정산에 반영하세요.
4. 한 번 확인한 매칭은 기록해 둔다
이 작업이 매번 오래 걸리는 진짜 이유는, 같은 사람을 매달 다시 찾아내기 때문입니다. 한 번 “김민수딸 = 김민수”를 확인했다면 주문서에 입금자명 열을 만들어 적어둡니다. 다음 공구에서는 이전에 확인한 정보로 후보를 좁힐 수 있습니다. 다만 동명이인, 입금자 변경, 같은 금액의 여러 주문이 있을 수 있어 거래별 확인은 여전히 필요합니다. 이 목록이 쌓일수록 대조 시간이 짧아집니다.
5. 미확인 입금과 미입금 주문을 합계로 검토한다
- 미확인 입금 — 주문에 없는 돈이 들어옴. 다음 공구 선입금이거나 다른 용도일 수 있으니 지우지 말고 남겨 둡니다.
- 미입금 주문 — 주문은 있는데 돈이 안 들어옴. 이 명단만 개별 안내하면 됩니다.
이 두 목록과 부분 입금·중복 후보를 함께 검토합니다. 어떤 주문에도 배정하지 않은 입금과 미수금이 각각 얼마인지 합계까지 맞춰야 대조를 마칠 수 있습니다.
이름이 같아도 확정하지 않는 가상 예시
O01·O02가 모두 입금자명 “김민수”, 청구액 20,000원이고 20,000원 입금 D01이 하나라면 둘 중 하나를 자동 확정하면 안 됩니다. 두 주문의 원본 번호와 고객 확인으로 어느 거래인지 배정한 뒤 다른 주문은 미수로 남깁니다.
별도 주문 O03이 30,000원인데 D02 10,000원과 D03 20,000원으로 나눠 들어왔다면 두 입금의 소유자를 확인해 한 번씩 배정합니다. 그 밖에 D04 7,000원이 미확인이라면 입금 총액은 57,000원 = 배정 50,000원 + 미확인 7,000원입니다. 주문 총액 70,000원 = 배정 50,000원 + 미수 20,000원도 맞아야 합니다. 이 숫자는 규칙 설명용이며 실제 도구 결과가 아닙니다.
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입금 대조 도구 (무료) — 통장 내역과 주문 명단을 붙여넣으면 자동 매칭, 이름일치·금액상이, 이름 상이·금액 일치(추정), 미확인 입금, 미입금 주문으로 나눠 줍니다.
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